• ¿Cómo puede el software de gestión de activos de TI mejorar la eficiencia de su MSP?

Muchas de las operaciones críticas de las empresas de hoy en día dependen del buen funcionamiento de los activos de TI, que desempeñan un papel crucial para ayudar a las empresas a cumplir sus objetivos de negocio y lograr el crecimiento. Las organizaciones modernas invierten en una serie de activos de TI, como aplicaciones de software, ordenadores portátiles, centros de datos y servidores. El gran número de estos activos puede volverse rápidamente inmanejable si una empresa no ha establecido una sólida estrategia de gestión de activos de TI.

Para ayudarte a comprender la importancia del software de gestión de activos de TI, esta guía te mostrará cómo un proveedor de servicios gestionados (MSP) puede mejorar la eficiencia y salvaguardar la continuidad del negocio mediante la gestión eficaz de los activos.

¿Qué es la gestión de activos de TI?

En los últimos años, la huella de TI de las empresas ha crecido exponencialmente, y seguirá haciéndolo con el paso del tiempo. A medida que el número de activos de TI se multiplica, la gestión manual de estos activos es cada vez más ineficiente, tanto en términos de coste como de consumo de recursos. El software de gestión de activos de TI puede ayudarle a aumentar la eficiencia al ayudar a su MSP a conseguir el máximo rendimiento de la inversión para cada uno de sus activos. Esto permite a su empresa tomar decisiones más informadas con respecto a la gestión de los recursos de TI.

La gestión de activos de TI se refiere a una serie de prácticas empresariales que, cuando se aplican correctamente, deberían maximizar el valor de sus activos de TI dentro de su empresa. Estas prácticas deben aplicarse a la gestión de la información de inventario, financiera y contractual de sus activos de TI, además de utilizarse para supervisar la utilidad de sus activos a lo largo de su ciclo de vida relativo. Una gestión eficaz de los activos suele implicar también el mantenimiento de un registro centralizado de tus activos, de modo que puedan gestionarse desde una única ubicación o plataforma. Esto incorpora los activos de TI en todas las unidades de negocio y departamentos, combinando las actividades de gestión de riesgos, inventarios y contratos. La gestión eficaz del ciclo de vida de tus activos ayuda a fundamentar la toma de decisiones estratégicas y tácticas.

Los tipos de activos que se suelen incluir son:

  • Hardware, que es el equipo físico (es decir, ordenadores portátiles, impresoras o teclados)
  • Software, que se refiere a las aplicaciones de programas con licencia o propiedad de una empresa

¿Por qué es importante utilizar un software de gestión de activos informáticos?

El uso de un software de gestión de activos informáticos tiene numerosas ventajas. En primer lugar, la gestión eficaz de los activos de TI es un aspecto crucial de un plan integral de ciberseguridad. Te permite hacer un seguimiento del hardware y el software; sin esto, no puedes determinar adecuadamente el riesgo de seguridad y los puntos de vulnerabilidad.

Este software puede automatizar las actualizaciones de software y hardware, lo que ayuda a evitar que tus activos sean vulnerables a los ciberataques y a impedir que se conviertan en una puerta de entrada que pueda ser explotada en tus sistemas. Con él, su MSP puede mantener más fácilmente sus activos actualizados según un calendario preconfigurado.

En el desafortunado caso de que su MSP sea víctima de un ciberataque, el software de gestión de activos de TI puede ayudarte a identificar las áreas de acceso a las que puede haber llegado el atacante, así como a localizar cualquier dato que pueda haberse perdido o robado.

Por último, este software puede ayudar a su MSP a mejorar la gestión de la infraestructura en general y a minimizar los gastos generales. Para ello, te permite gestionar todo el ciclo de vida de los activos de TI, detectar los dispositivos que se utilizan en su empresa, realizar un seguimiento de los dispositivos en múltiples ubicaciones, rellenar los detalles de los activos y cruzarlos cuando sea necesario, realizar un seguimiento de la depreciación de los activos y llevar a cabo exploraciones para mejorar la responsabilidad y la transparencia. Por ejemplo, disponer de un registro exhaustivo de todos los activos y de las fechas eventuales en las que deben ser sustituidos puede ayudarte a presupuestar con antelación, realizar un mantenimiento proactivo y minimizar los costes a largo plazo.

Los riesgos de gestionar manualmente los activos de TI

Los MSP que optan por gestionar manualmente los activos de TI probablemente se enfrenten a una serie de retos y riesgos, especialmente a medida que el número de activos de TI crece. Esto es aún más cierto para los MSP que gestionan las redes de varios clientes. La gestión manual da lugar a errores, que podrían afectar a los resultados del MSP. Al automatizar la gestión de activos, tu MSP puede aumentar la eficiencia y reducir la probabilidad de errores de forma significativa.

Otros riesgos asociados a la gestión manual de los activos de TI son:

  • Tiempo y esfuerzo dedicados a rastrear y actualizar los activos, lo que puede restarle tiempo a otras tareas
  • Activos y suscripciones inactivas que generan costes innecesarios
  • Flujos de trabajo complejos causados por registros de actividad dispersos, que dificultan la colaboración
  • Una visión deficiente de los marcos de TI, lo que dificulta la supervisión del cumplimiento y el uso.
  • Datos insuficientes que conducen a una mala toma de decisiones, lo que puede afectar a los ingresos
  • Incumplimiento de los requisitos de licencia, lo que da lugar a sanciones y daños a la reputación.

Estos riesgos pueden minimizarse o evitarse invirtiendo en un software de gestión de activos de TI de nivel empresarial.

Ventajas del software de gestión de activos informáticos para la gestión de inventarios

Muchas empresas realizan un seguimiento de las compras de activos y llevan a cabo la gestión del inventario de TI a través de sistemas distintos. Por ello, es poco probable que las personas que gestionan los activos de TI de una empresa tengan una visibilidad completa de los contratos y los acuerdos de nivel de servicio. Por ello, planificar las adquisiciones futuras y comprobar cuándo hay que renovar los contratos puede ser un reto.

El software de gestión de activos de TI proporciona a tu equipo una visión completa tanto del software como del hardware. Esto ayuda a la asignación del presupuesto y a la planificación táctica de las compras. Como ya se ha mencionado brevemente, una vez que los activos de TI existentes se acercan al final de su vida útil o al final de un contrato, tu equipo puede asignar el presupuesto a los nuevos equipos.

Si tu software incluye funciones de gestión de inventario, puede permitirle hacer lo siguiente

  • Hacer un seguimiento del inventario de activos en todos los departamentos y ubicaciones
  • Hacer un seguimiento de las órdenes de compra, los costes de adquisición y los proveedores desde un mismo espacio
  • Ver quién ha registrado la entrada y salida de determinados artículos o activos, aumentando la responsabilidad
  • Trazar un mapa de la disponibilidad de los activos de TI, para reducir el agotamiento de las existencias y el exceso de reservas

Medir el éxito de su estrategia de gestión de activos de TI

Para cuantificar la eficacia de tu estrategia de gestión de activos de TI, es importante contar con los KPI pertinentes para comprender la eficacia de la estrategia. El software de gestión de activos puede ayudarte a supervisar una serie de métricas, que puedes utilizar para determinar el éxito de tu enfoque. Las siguientes métricas pueden darte una idea de la eficacia de tu estrategia:

  • Porcentaje de activos en su base de datos de activos
  • Porcentaje de activos con contratos de mantenimiento y licencias válidos
  • Porcentaje de tus proveedores de software cubiertos por tus informes de activos actuales
  • La edad media de los activos de hardware

¿Cómo puede el software de gestión de activos de TI mejorar la toma de decisiones?

Una de las formas clave en que el software de gestión de activos de TI puede ayudarte a mejorar la eficiencia de su MSP es informando sobre las inversiones y otras decisiones de recursos. Puede aprovecharse para supervisar cómo se utiliza el software y ayudarte a analizar los datos, proporcionando información que puede aplicarse a las decisiones críticas para el negocio. Por ejemplo, el seguimiento de los historiales de los activos y los cambios de configuración puede ayudarte a acceder a los detalles para resolver proactivamente los problemas y evitar el tiempo de inactividad de los clientes.

Esta información también puede ayudarte a tomar decisiones proactivas y basadas en datos en el futuro. Este software también informa de las decisiones al permitirte generar informes de uso de software y hardware, lo que te permite conocer los flujos de trabajo. Otras funciones suelen incluir la capacidad de programar alertas e informes personalizados, que pueden enviarse a los empleados cuando se requieren renovaciones o actualizaciones.